O que esperar do SST para o eSocial ?

 

O primeiro contato com o eSocial foi feito através da equipe do departamento pessoal, passado alguns meses que o projeto já entrou em vigor para quase todos os grupos de empresas, a galera do DP já está mais adaptada e menos receosa com as mudanças.

Agora chegou a vez de outro departamento ter contato com essa “novidade” e aí as dúvidas e questionamentos voltam a permear sua equipe.  Afinal a 5º fase do eSocial já está prestes a começar, para algumas empresas, e abrange toda a área de Saúde e Segurança do Trabalho(SST).

Se você ainda tem dúvidas de como funciona o eSocial, prazos, cronogramas, multas e etc. temos um post bem completo sobre esse novo projeto do governo. Clique aqui e esclareça todas as suas dúvidas!

Sabemos que a área de segurança e medicina do trabalho é de fundamental importância para as empresas, pelo fato de cuidarem do seu principal ativo: os colaboradores. Mais ainda para aquelas que possuem um alto grau de risco em suas atividades principais.

 O setor é responsável por garantir a integridade física e o controle da saúde dos colaboradores na execução de suas tarefas. Evitar os tão temidos acidentes do trabalho, fazer a gestão da medicina ocupacional, evitando que o colaborador adquira qualquer enfermidade por conta de seu trabalho, são algumas de suas principais funções.

Por conta disso, o setor que tem que seguir por lei uma serie de normas regulatórias, onde o ministério do trabalho faz o controle e fiscalização se essas normas estão sendo aplicadas para garantir a saúde e integridade dos trabalhadores.

Entendido isso, agora fica o questionamento: “E qual a relação com o eSocial? O que esperar?”

Principais mudanças em SST trazidas pelo eSocial

Não diferente do que aconteceu com as informações no departamento pessoal, o objetivo do eSocial no SST é o mesmo: unificar todas as informações em um só lugar, garantindo uma gestão e controle mais eficaz comparada com a modalidade praticada anteriormente.

A grande diferença dessa vez é o que no setor de SST não era praticado nenhum tipo de comunicação de informações para o governo constantemente, diferente do DP, onde o monitoramento quanto ao envio e omissão das obrigações acessórias mensais e anuais já era praticado com CAGED, RAIS e outros.

É claro que o setor precisava ter todas as informações referentes a acidentes do trabalho, ASOS’s, EPI’s, fatores de risco e etc. disponíveis para o caso de sofrerem alguma fiscalização ou auditoria. Mas a obrigação de enviar essas informações periodicamente não existia.

São os chamados eventos tempestivos, aqueles que vão acontecendo no dia a dia de cada trabalhador na empresa. Os eventos alimentarão o banco de informações, denominado Registro de Eventos Trabalhistas (RET), que conterá todo o histórico laboral do trabalhador.

Acreditamos que esse seja o maior desafio que o setor vai enfrentar. Se adaptar as novas rotinas, a nova cultura e prazos de envios que antes não existiam e a partir da entrada do eSocial precisarão ser informadas em tempo real à medida que vão acontecendo.

Claro que para isso o sistema estabeleceu um cronograma com prazos e fases, para as empresas irem se organizando e é isso que vamos detalhar mais a frente.

Informações a serem enviadas

Primeiramente vamos conhecer quais são as informações diretamente ligados à SST que a partir de agora vão precisar ser informadas para o governo sempre que acontecerem e como elas serão enviadas.

De acordo com as recentes publicações das documentações do Portal do eSocial referente à nota técnica da versão dos leiautes de envio das informações, as informações a serem enviadas são as seguintes:

Condições Ambientais do Trabalho e Fatores de Risco

As informações referentes às condições ambientais do trabalho serão enviadas através da tabela S-1060, onde deverão ser informados quais os ambientes de trabalho que fazem parte das atividades da empresa e seus riscos contidos. 

Maiores detalhes sobre os riscos de cada atividade da empresa você consegue encontrar na tabela de numero de 23 do manual do eSocial, que trata sobre “Fatores de Riscos do Meio Ambiente do Trabalho”.

Outra tabela que está inclusa nesse mesmo item é a S-2240 nela deve ser informado quando houver mudança de colaboradores para ambientes com exposição a fatores de risco, bem como o encerramento do exercício das atividades de um trabalhador neste local.

Nesta tabela deverão abranger todos os dados sobre a periculosidade, insalubridade, aposentadoria especial entre outros fatores relacionados aos riscos de cada atividade e ambiente.

 Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e Coletiva (EPC)

Também será necessário informar ao eSocial todas as informações referentes aos equipamentos de proteção que a empresa fornece para seus colaboradores, para reduzir o efeito dos riscos prejudiciais à saúde.

Essas informações serão enviadas através da tabela S-1065 que deverá conter o descritivo de todos os EPIs e EPCs, além do certificado de aprovação (CA) dos mesmos. O prazo para o envio dessas informações é até o dia 7 do mês seguinte a ocorrência. 

 Comunicação de Acidente do Trabalho (CAC)

Sempre que ocorrer algum tipo de acidente de trabalho a empresa vai precisar informar ao eSocial, será realizada pelo envio parcial das informações, mesmo antes do atendimento médico. Após o atendimento médico, será feito o complemento ou envio total dos dados, com o prazo de envio até o primeiro dia útil seguinte ao acidente. 

O envio será feito através da tabela S-2210, essa transmissão se assemelha ao leiaute S-2230 de afastamento temporário. O envio do S-2210 faz referência também à modalidade já praticada do sistema de cadastramento de CAT Online.

Monitoramento da Saúde Ocupacional (ASOs)

Todos os ASOs (atestado de saúde ocupacional) que forem emitidos desde a admissão até a demissão do colaborador precisarão ser enviados ao eSocial. Também precisam ser enviados os exames complementares no qual os colaboradores forem sendo submetidos ao longo do tempo.

Esses envios referentes ao monitoramento da saúde ocupacional do colaborador serão enviados através da tabela S-2220 que tem o prazo para ser enviada até o dia 7 do mês subsequente a emissão do Aso, seja ele admissional, demissional, periódico, mudança de função ou de afastamento.

Treinamentos e Capacitações

Todos os treinamentos e capacitações que forem feitos por exigência das Normas Regulamentadoras do MTE deve ser comunicado através da tabela S-2245. Esta tabela vai englobar toda as informações referentes aos dados do profissional responsável e duração da capacitação.

Mais detalhes sobre os treinamentos que são exigidos você encontra na tabela 28 do Anexo II da NDE nº 01/2018 do manual do eSocial.

 Cronograma

Os envios referente à saúde e segurança do trabalho fazem parte da 5º e última fase do cronograma do eSocial, para as empresas do primeiro grupo eles iniciam em Julho de 2019, ou seja, mesmo que você se enquadre no 1º grupo ainda tem um tempinho para se organizar.

As empresas do 2º grupo iniciam seus envios referentes à SST a partir de janeiro de 2020, já as empresas do 3º grupo somente em Julho de 2020 e por último as empresas do 4º grupo enviam em janeiro de 2021.

Agora basta você identificar a qual grupo sua empresa pertence para verificar a partir de quando seu setor de SST vai precisar iniciar os envios e ficar atento as alterações de datas que vez ou outra sofrem alterações.

 Se você ainda tem dúvida de qual grupo sua empresa faz parte, veja aqui.

Como se Preparar

Diante de todas essas informações agora vem a principal dificuldade, se preparar!

Não basta conhecer todo o projeto, saber de todas as suas implicações e não preparar sua empresa para se adaptar as mudanças e fazer os envios dentro do prazo. Ainda resta tempo para se organizar!

1 - Faça um saneamento das informações

Para que o envio de informações sobre seus trabalhadores ao eSocial não seja comprometido, é importante que sua empresa faça um revisão cuidadosa de seus repositórios de dados ou o também conhecido saneamento da base de informações. É necessária uma análise minuciosa no histórico laboral que sua empresa detém dos funcionários, e as inconsistências encontradas devem ser corrigidas.

Sua empresa precisa conhecer as informações previstas e padronizadas pelo eSocial, como a exposição a riscos nocivos à saúde no ambiente de trabalho, por exemplo.

2- Reveja seus processos

Faça uma revisão e um dos seus processos no setor de Segurança e Medicina do Trabalho. Reveja tudo o que é feito hoje e elabore um plano de ação para adaptar as rotinas do setor junto aos prazos e cronograma do eSocial.

Elenque prazos e responsáveis por cada ação, para que sua equipe se engaje no processo e já fique por dentro de tudo.

 3 – Tecnologia

É fato que sem soluções tecnológicas adequadas colocar o eSocial em prática é praticamente  impossível.

Por isso, veja se seu sistema de SST está pronto para atender ao projeto eSocial, se já possuem um módulo que vá fazer as transmissões para o ambiente do governo.

Veja também se a equipe de suporte do seu fornecedor está preparada para lhe apoiar e ajudar a fazer os envios, tratar os possíveis erros e inconformidades.

 Se precisar de apoio para ajudar a reestruturar seus processos de acordo com o eSocial, dificuldades com seu software,  fique a vontade para entrar em contato com a gente pelo e-mail csa@csa-ma.com.br ou pelo Whats App e (98) 9.84033380 .

Será um prazer te ajudar!